Cómo ser más productivo y gestionar mejor tu tiempo

¿Se te pasan los días y no consigues los objetivos que te propones? A mi también me ha pasado y he tenido que aprender a gestionar y priorizar mis objetivos. Te cuento cómo mejorar en la gestión del tiempo para ser más productivo.

En mi caso me gusta mucho la productividad ya que me ayuda a mejorar en las áreas que me propongo cada año. En muchas ocasiones uno se propone objetivos cada año pero luego no los cumple... ¿por qué?

Puede deberse a diferentes motivos que dependerán de cada uno: procrastinación, pereza, falta de disciplina, no tener claro lo que realmente quieres... En cualquier caso te invito a que reflexiones sobre tu caso, y una vez tengas respuestas podrás plantearte objetivos.

Como dice Jordan Peterson, es mejor andar en alguna dirección ya que cuando pase el tiempo no estarás en el mismo sitio. Además, conforme recorras tu camino tendrás más experiencia con la que podrás mejorar tu plan.

La cosa es empezar y saber por qué lo haces.

Por qué es importante la productividad

En general cuando uno quiere aprovechar bien su tiempo y dedicarlo a las áreas que realmente son importantes, cuando quieres resultados o cumplir objetivos, es cuando entra en juego la productividad.

Quiero añadir mi toque personal ya que, aunque es importante medir y mejorar, no todo en la vida es productividad. Por ejemplo yo utilizo mucho los "to-do list" para descargar mi cerebro, pero no por ello mi vida es un "to-do list" como dicen algunas personas.

Por ejemplo en el deporte o con el blog, tengo algunos objetivos. Para otras cosas, me gusta crear hábitos o definir algunas tareas que quiero realizar, pero también dejo tiempo para descansar y hacer otro tipo de actividades que me permiten desconectar e impulsar mi creatividad.

Si quieres avanzar en alguna dirección, tienes que ser capaz de definir qué cosas debes hacer para progresar, ya sea publicar contenido, entrenar algunos días cada semana... ¿Por qué? Porque si no estableces esto, harás cosas sin saber por qué y que te llevarán a tomar decisiones o realizar acciones sin saber por qué las haces.

Como he dicho, no todo en la vida es productividad ni siempre podemos ser productivos constantemente. Esto es decisión tuya únicamente.

Ser consciente de a qué dedicamos nuestro tiempo

El primer paso para ser productivo es saber a qué dedicas tu tiempo cada día: cuánto tiempo pasas descansando, cuánto tiempo pasas en el coche, cuánto tiempo pasas viendo el móvil o la televisión...

Comienza por aquí, por medir cada minuto de tu día para saber exactamente a qué dedicas tu tiempo durante varias semanas. Puedes realizarlo con una libreta, con una hoja de excel... cualquier cosa. También los móviles traen una utilidad para saber cuánto tiempo pasas utilizándolo cada día, y en qué aplicaciones.

Es muy importante medir las cosas que nos interesan para poder tomar decisiones. Por ejemplo, si pasamos 8h al día con el móvil y 7h son haciendo "scroll" por redes sociales posiblemente tu objetivo será reducirlo. Si pasas 8h ya que el móvil es tu herramienta de trabajo, posiblemente aquí no puedas hacer nada.

Una vez que sepas a qué dedicas tu tiempo cada día pregúntate, ¿Aon estas las actividades que quiero realizar? ¿Cuáles quiero mantener y cuáles no? ¿Contribuyen a las cosas que quiero conseguir?

De nuevo, e hilado con el punto anterior, estas reflexiones únicamente puedes hacerlas tú, y sólo tú sabrás responder a estas preguntas.

Aprender a priorizar: decir "no"

¿A cuántas cosas has dicho que no esta semana? Posiblemente a pocas. En general he visto que cuesta mucho decir que no, pero es algo importante. Hoy en día hay muchas distracciones y es fácil terminar haciendo cosas que no sabes por qué las haces, en cualquier ámbito.

Una vez que sabes en qué cosas quieres progresar y por qué, a qué dedicas tu tiempo actualmente, y qué actividades quieres mantener y cuáles no, ahora simplemente ordena todo esto y plantea prioridades.

¿Qué es más importante para ti? ¿El deporte, pasar tiempo con tu pareja, mejorar en una habilidad... ? Simplemente ordena tu agenda y plantea cuánto tiempo quieres dedicar a las cosas que realmente te importan.

Ahora a todas las cosas que no se alineen con esto, simplemente tienes que decir que no. Esto te desbloqueará mucho tiempo para avanzar en tus objetivos. Eso sí, no te olvides de guardar tiempo para tí, para descansar o para pasarlo con familia y amigos.

Las prioridad van a ir cambiando con el tiempo y las circunstancias, al igual que soy de la opinión que no siempre se puede tener equilibrio constante en la vida.

Técnicas y formas de organización

Por último quiero comentar algunas técnicas que te pueden ayudar a mejorar tu organización y gestión del tiempo:

• Define objetivos progresivos. No empieces la casa por el tejado ya que cumplirlos requiere constancia y paciencia, y te desmotivarás.
• Para definir objetivos, la herramienta de "OKRs" puede ser de utilidad. La inventó Google para priorizar mejor sus avances, y consiste en definir unos objetivos y establecer unas métricas de forma que tus acciones se alineen para mover esto. Se utilizan mucho en el trabajo pero puedes utilizarlos en tu vida personal.
• Divide el trabajo en trozos pequeños. Esto te ayuda a sentir que hay progreso y te ayudará a valorar los pequeños resultados. Si defines algo muy grande o difícil, se alargará en el tiempo y acabará reduciendo tu motivación, que, aunque es más importante la disciplina que la motivación, la motivación siempre te da un empujón extra.
• Técnica de pomodoro. Establece una serie de intervalos de tiempo donde trabajar enfocado en una tarea con periodos de tiempo para descansar.
• Usar una agenda. Puede ser digital o física, yo la prefiero física, y escribe qué eventos, actividades y objetivos tienes. De esta forma, cada día sabras qué quieres realizar y en qué intervalos de tiempo. Además, tacharlo es muy satisfactorio.
• Listas de "To-Do". En general, a mi me encanta tener listas de "To-Do" que me permiten organizar las ideas, descargar mi cerebro, y saber qué cosas debo realizar en cada parte. Además me permite añadir ideas y cosas que quiero explorar.
• La ley de Parkinson establece que una tarea, por compleja o simple que sea, se expande al tiempo que definimos. Por lo que intenta no establecer periodos de trabajo grandes y establece objetivos más pequeños.
• La ley de de Pareto, o el principio de 80/20, establece que el 80% de los resultados vienen por el 20% del trabajo, y el 20% restante requiere el 80% del trabajo. Prioriza ese 20% de acciones que normalmente solemos evitar.

Por último, recordar e insistir que el progreso requiere constancia y paciencia. Hoy en día se vende lo fácil, lo rápido y lo inmediato, pero en general las cosas requiere trabajo.

Conclusión

La gestión eficaz del tiempo y la productividad son habilidades esenciales para alcanzar los objetivos personales y progresar en la vida. Sin embargo, no se trata sólo de ser constantemente productivo, sino de encontrar un equilibrio entre el trabajo con foco y el tiempo para descansar y disfrutar de otras actividades.

La clave está en reflexionar sobre tus objetivos, ser consciente de a qué le dedicas tu tiempo, priorizar las tareas importantes y utilizar técnicas de organización que se adapten a las necesidades de cada uno.

Con constancia, paciencia y disciplina, es posible mejorar la gestión del tiempo y avanzar hacia nuestros objetivos, recordando siempre que el progreso requiere esfuerzo y dedicación.